¡El cálculo de nómina! Sin dudas uno de los procesos contables que más desafíos puede presentar. Esto, mucho más, cuando hay incidencias de bajas médicas o debe calcularse la nómina con incapacidad temporal.
Es necesario reconocer que las nóminas son un componente fundamental de la gestión de Recursos Humanos. Dependiendo del tipo de contrato, la jornada laboral, las bandas salariales y otros factores, se deben considerar diferentes aspectos para procesarlas correctamente.
Parte de esta gestión, cosiste en hacer una adecuada presentación al final de cada mes, esto porque, como veremos a lo largo de este artículo, la liquidación de los sueldos contempla diversas eventualidades.
Una de ellas es la relacionada con las bajas médicas por incapacidad temporal, esto debido a por enfermedad o accidente. A continuación, te explicaremos cómo abordar este tipo de situaciones de forma clara y sencilla.
En este artículo de EPAE, cursos de fiscalidad, te guiaremos paso a paso en el proceso de calcular la nómina de un trabajador que ha estado de baja médica. Presentando esta contabilización de manera precisa y sin complicaciones para tu empresa.
¿Qué se considera una incapacidad temporal?
Se habla de incapacidad temporal (IT) a la situación en la que un trabajador se ve imposibilitado para realizar sus labores de manera temporal. Esto debido a una enfermedad común o profesional, o bien por un accidente que haya tenido lugar tanto dentro como fuera del ámbito laboral.
Recordemos que, durante este período, el trabajador debe recibir asistencia sanitaria por parte de la Seguridad Social.
Enfermedad profesional vs. accidente de trabajo: Una distinción crucial
A menudo se genera confusión entre los conceptos de enfermedad profesional y accidente de trabajo. Es fundamental comprender la diferencia entre estos términos y separarlos de otros como enfermedad común o accidente no laboral.
Definamos accidente de trabajo, en primer lugar. Se considera accidente de trabajo cualquier lesión corporal que un trabajador sufre mientras desempeña sus funciones laborales por cuenta ajena.
Por otro lado, la enfermedad profesional hace referencia al daño en la salud que un trabajador experimenta como consecuencia de los riesgos inherentes a su puesto de trabajo. A menudo, estas enfermedades se clasifican erróneamente como enfermedades comunes, ya que su desarrollo suele ser gradual y no inmediato.
¿Por qué es importante hacer la distinción entre ambos conceptos? Porque las prestaciones por baja laboral para un trabajador que padece una enfermedad profesional son significativamente mejores que las de una enfermedad común. Algo que se verá reflejado en la nómina con incapacidad temporal.
Requisitos para optar a la baja laboral
Para acceder a una baja laboral en España, es necesario cumplir con ciertos requisitos. Demos un repaso a estos antes de hablar de la nómina con incapacidad temporal:
Afiliación y alta en la Seguridad Social
Como requisito principal es importante que el trabajador esté afiliado y en alta en la Seguridad Social o en una situación asimilada al alta.
Período de cotización
Será necesario haber cumplido con un período mínimo de cotizaciones, esto en algunos casos. Veamos:
- Enfermedad común: se exige un período de cotización de 180 días en los cinco años inmediatamente anteriores al hecho causante de la baja.
- Accidente de trabajo, enfermedad profesional o accidente no laboral: en este caso, no se exige un período mínimo de cotización.
¿Y qué pasa con los trabajadores a tiempo parcial? Para acreditar el período de cotización, se consideran los distintos períodos de alta con contrato a tiempo parcial, aplicando el coeficiente de parcialidad correspondiente.
¿Cuánto se cobra de baja por enfermedad común o accidente no laboral en España?
La cuantía que se percibe durante una baja por enfermedad común o accidente no laboral en España varía en función de la duración de la baja. Veamos algunas cifras:
Primeros 3 días
No se cobra prestación. Es importante conocer que, durante los tres primeros días de baja, el trabajador no percibe ninguna retribución económica.
Del 4º al 20º día
Se hace el cálculo de nómina con incapacidad temporal del 60% de la base reguladora. En efecto, a partir del cuarto día de baja, el trabajador cobra el 60% de su base reguladora.
Del 21º día en adelante
Ya en este momento, al hacer el cálculo de la nómina con incapacidad temporal, se usa el 75% de la base reguladora. Se tiene entonces que, desde el vigésimo primer día de baja, la prestación aumenta al 75% de la base reguladora.
¿Qué es la base reguladora?
La base reguladora es el valor sobre el que se calcula la prestación por incapacidad temporal. Se obtiene de la base de cotización del trabajador en el mes anterior al inicio de la baja.
Es importante destacar que, los porcentajes mencionados anteriormente son los mínimos establecidos por ley y los que se tienden a aplicar en muchos casos. Sin embargo, el convenio colectivo aplicable al trabajador puede mejorar estas condiciones, incrementando el porcentaje de la prestación a percibir.
Nómina con incapacidad temporal: cómo calcularla
Vamos ahora sí, con una guía básica de cómo calcular nómina con incapacidad temporal. Al final, para una mejor comprensión, sumaremos un par de ejemplos para aclarar todos los conceptos:
Paso 1. Definición de la base reguladora
La base reguladora es el valor sobre el que se calculan las cuantías de la prestación por incapacidad temporal. Su determinación depende del tipo de contrato y la situación laboral del trabajador. Veamos esto:
a) Para los trabajadores con contrato a tiempo completo
Se toma como base la base de cotización por contingencias comunes o profesionales de la nómina del mes anterior al inicio de la baja.
b) En el caso de los trabajadores con contrato a tiempo parcial
Para este grupo la empresa debe considerar en la nómina con incapacidad temporal las bases de cotización de las nóminas del trabajador de los 3 meses anteriores al inicio de la baja.
Para ambos casos, el cálculo debe sumar los importes de las bases de cotización y dividir entre el número total de días naturales trabajados en ese período. El resultado obtenido será la base reguladora a utilizar para el cálculo de la prestación.
Paso 2: Cálculo del salario a percibir por franja de días
La prestación por incapacidad temporal se abona en función de la cantidad de días de baja y se aplican diferentes porcentajes según franjas de días:
a) Obtención de los porcentajes:
Se debe consultar la tabla de cuantías vigente en el momento de la baja. Esta tabla establece los porcentajes a aplicar según la franja de días de baja.
b) Cálculo del salario a percibir por franja:
Multiplica la base reguladora, lo visto en el paso 1, por el porcentaje correspondiente a cada franja de días de baja, según la tabla de cuantías. Así será repetir el proceso para cada franja de días en la que el trabajador haya estado de baja.
Ejemplificación del cálculo de nómina con incapacidad temporal
Para aclarar más esto, veamos un par de ejemplos que pueden ayudarte a ver de manera más simple estos cálculos:
Ejemplo 1 nómina con incapacidad temporal
Supongamos que un trabajador con contrato a tiempo completo ha estado de baja por enfermedad común durante 25 días. La base reguladora mensual es de 1.500 euros. Según la tabla de cuantías vigente, los porcentajes aplicables son:
- Días 1-3: 0%
- Días 4-20: 60%
- Días 21-hasta el final de la baja: 75%
Cálculo
- Días 1-3: 0% * 1.500 euros = 0 euros
- Días 4-20: 60% * 1.500 euros = 900 euros
- Días 21-25: 75% * 1.500 euros = 1.125 euros
- Obtención del total de la prestación
Una vez calculado el salario a percibir por cada franja de días, se debe sumar el total de estos valores para obtener la prestación total por incapacidad temporal. Tenemos entonces:
- Prestación total = Salario a percibir (días 4-20) + Salario a percibir (días 21-hasta el final de la baja)
Ejemplo 2 de nómina con incapacidad temporal
Veamos una prestación total de 900 euros + 1.125, es decir, una prestación de 2.025 euros. En este caso, la prestación total por incapacidad temporal del trabajador sería de 2.025 euros.
Consideraciones adicionales
El cálculo explicado anteriormente corresponde a una baja por enfermedad común. En caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional, la prestación puede ser del 100% desde el primer día de baja.
Es importante tener en cuenta que los porcentajes y franjas de días pueden variar según la normativa vigente en cada momento.
Para un cálculo preciso y ajustado a cada caso particular, se recomienda consultar con la Seguridad Social o con un profesional especializado en derecho laboral.
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