Si algo debe quedar claro cuando se habla del libro de provisiones y suplidos es que es uno de los más subestimados, tanto para empresas como para autónomos. Y esto es un error grave porque, como veremos a lo largo de este artículo, este es el tipo de siento contable que permite dejar constancia de muchas de las transacciones financieras en cualquier actividad formal.
¿Qué es el libro de provisiones de fondos y suplidos?
En el registro contable de toda organización o para los autónomos, hay aspectos que requieren de un obligatorio para detallar de manera organizada las transacciones relacionadas con provisiones de fondos y suplidos.
Siendo así, hablar del libro de provisiones y suplidos es referir a dos conceptos que ya mismo pasamos a aclarar:
Provisión de fondos
Provisión de fondos es el adelanto que se hace a un profesional o empresa producto de sus servicios. Este pago se hace como una forma de cubrir una parte del gasto, es decir, un abono, que luego se descontará del restante por cancelar.
En el sentido de la contabilidad, la cantidad obtenida proveniente de la provisión de fondos debe facturarse también a la fecha de la recepción. En este caso es vital dejar constancia de tal transacción en el libro de provisiones y suplidos.
Los suplidos
Pasamos ahora a definir lo que se conoce como suplido. Este corresponde al cliente y es el proveedor de servicios quien lo adelanta. Es importante que se den los siguientes casos para que se efectúe adecuadamente:
Responsabilidad del gasto
El cliente es el responsable del gasto y su identidad debe figurar en la factura, no la del profesional que realiza el pago en su nombre.
Autorización del pago
El pago solo se puede realizar si el cliente lo autoriza, ya sea de forma verbal o escrita.
Facturación
Una vez realizado el pago, el profesional emite una factura al cliente. Esta factura no incluye IVA ni retención y debe ir acompañada de la factura original emitida por el proveedor al que se le pagó.
Es importante distinguir entre gastos suplidos y reembolsables. En el caso del gasto suplido, el profesional actúa en representación del cliente, asumiendo el pago directamente y cargándolo luego en su factura.
Contrariamente, el gasto reembolsable implica que el profesional realiza el pago por su cuenta, aunque posteriormente pueda solicitar el reembolso al cliente. Un ejemplo de gasto reembolsable sería el pago de un taxi para asistir a una reunión con el cliente.
Función del libro de provisiones y suplidos
El libro de provisiones y suplidos tiene como función principal registrar y documentar movimientos de dinero en las cuentas de la empresa que no se consideran ingresos o gastos para la actividad profesional, pero que igual deben asentarse en el registro de contabilidad.
Así, dos aspectos importantes a tener en cuenta dentro de sus funciones es que el libro de provisión y suplidos, ayuda a:
Gestionar eficazmente las finanzas y prevenir errores
El libro de provisiones de fondos y suplidos permite mantener un control detallado de los gastos asumidos a solicitud del cliente y de las cantidades anticipadas recibidas. Esta información precisa evita confusiones y discrepancias a la hora de emitir facturas o solicitar reembolsos.
Demostrar transparencia y facilitar la facturación
Como punto final, el registro detallado de las provisiones y suplidos en el libro proporciona evidencia clara y verificable de las cantidades recibidas y pagadas. Esta información es fundamental para mantener la transparencia en las relaciones con los clientes y para facilitar la elaboración de facturas precisas y ser completamente claro al momento de realizar la contabilidad.
¿Cómo hacer los asientos en el libro de provisiones de fondos y suplidos?
Cuando se hacen los debidos asientos en el libro de provisiones y suplidos, este se hace de manera simple, porque lo que se busca es dejar constancia de los mismos con datos claves ¿Cómo cuáles? Veamos:
Numeración de los asientos
- La numeración de los asientos debe ser correlativa, sin saltos o espacios vacíos.
- La forma de numerar es flexible, pero se recomienda comenzar cada año con el número 1 y continuar secuencialmente.
Naturaleza del registro
- Cada asiento en el libro de provisiones y suplidos debe indicar si se trata de una provisión o un suplido.
- No es necesario asignar un número de asiento independiente para cada tipo de operación, pueden compartir el mismo número.
Fecha
Es importante para asuntos contables, el registrar la fecha exacta en que se recibe la provisión de fondos o se realiza el gasto suplido.
Importe
Para mayor claridad en la contabilidad, las provisiones se registran en el libro con valores positivos. A su vez, los suplidos se registran con valores negativos.
Datos del cliente:
El dato de la identidad de cliente, debe figurar completo, incluyendo nombre y apellidos, razón social o denominación completa, y Número de Identificación Fiscal (NIF).
Número de factura
Para los casos en los que exista obligación de emitir factura, se debe registrar el número correspondiente.
Ejemplo de cómo hacer el asiento en el libro de provisiones y suplidos
Operación 1/2023:
- Naturaleza: Provisión de fondos
- Fecha: 2023-01-10
- Importe: 100,00 €
- Cliente: Juan Pérez López
- NIF: 123456789A
- Número de factura: 0001/2023
Por cuánto tiempo debe tenerse resguardado un libro de provisiones y suplidos
La legislación española establece diferentes plazos para la conservación de los libros contables, dependiendo de la normativa aplicable. Veamos los casos:
- Ley General Tributaria (LGT): establece un plazo de cuatro años, coincidiendo con el tiempo de prescripción durante el cual la Agencia Tributaria puede liquidar y exigir el pago de deudas tributarias.
- Código de Comercio (CCom): eleva la obligación de conservación hasta un total de seis años.
¿Es necesario hacer la conservación del libro de provisiones y suplidos de forma electrónica?
En el caso de libros contables elaborados por medios electrónicos, la legislación tributaria impone también la obligación adicional de conservar estos:
- Tanto los programas, ficheros y archivos informáticos que sirvan de soporte a estos libros.
- Como los sistemas de codificación utilizados en su elaboración.
Importancia del cumplimiento del guardado
El cumplimiento de estos plazos de conservación es fundamental para las empresas y autónomos, ya que permite:
- Acreditar ante la Agencia Tributaria el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
- Justificar las operaciones registradas en los libros contables en caso de una inspección.
- Facilitar la elaboración de las cuentas anuales y otros informes financieros.
Así mismo, para garantizar el correcto cumplimiento de los plazos de conservación, se recomienda:
- Establecer un sistema de archivo adecuado para los libros contables, tanto en formato físico como electrónico.
- Realizar copias de seguridad periódicas de los libros contables electrónicos.
- Documentar los sistemas de codificación utilizados.
- Consultar con un asesor fiscal para obtener asesoramiento personalizado sobre las obligaciones específicas de conservación.
Sanciones por no llevar un libro de provisiones y suplidos
El retraso en el asiento de los libros de registro constituye una infracción administrativa que se sanciona con una multa pecuniaria fija de 150 euros. Sin embargo, la normativa contempla la posibilidad de que la sanción se incremente en función de la gravedad de la infracción.
No obstante, la sanción puede aumentar en función de la gravedad de la infracción, considerándose como factores agravantes el volumen de operaciones no registradas, el período de tiempo del retraso, los antecedentes del infractor y la reincidencia. En casos graves, la sanción puede ser proporcional a los importes que deberían haberse registrado.
¿Estás listo para ayudar a tu cliente a llevar el libro de provisiones y suplidos?
Tras esta completa explicación, el libro de provisiones de fondos y suplidos ya no te resultará un misterio poder llevarlo de manera cabal. Recuerda que, si estás obligado a llevarlo, es fundamental mantenerlo actualizado para cumplir con tus obligaciones fiscales.
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